九江理工职业学院学生档案管理规定

第一章  总则

第一条 为了规范学生档案管理，保证档案资料齐全、完整和安全，为用人单位提供可靠的学生个人档案材料，结合学院实际，制定本管理规定。

第二条 学生档案是学生在校期间思想、政治、品行、学习等方面的真实记录。各系（部）、有关部门需如实填写、登记、归档，以保证档案资料的系统、完整。

第三条 学生档案管理应坚持真实、客观、简朴原则。

第二章 学生档案的收集、整理和交接

第四条 新生入学报到时，各系（部）负责收集新生的档案。学生入学应该归档的材料包括：

1.省普通高等学校招生考生档案；

2.录取通知书等。

第五条 学生工作处在新生入学前，根据各学院（部）新生人数分发档案袋。新生入学时，各学院（部）按照要求接收新生档案材料。新生报到后由各学院（部）负责把学生的江西省普通高等学校招生考生档案拆封并连同录取通知书等装入新的档案袋中，在拆装过程中注意保管好学生档案材料，避免出现遗漏、丢失或错放档案材料的现象。

第六条 整理好学生档案后，在新的档案袋封面上填写好学生的相关信息，特别是生源地等信息，并按班级和学号顺序排好。

第七条 在新生入学的一个月后，各学院（部）按照学生工作处安排的时间移交档案。在移交前，须填写好交接清单，交接清单中的学生名单顺序要与移交的档案一致，并与整理好的学生档案一并进行移交，办理有关移交手续。

第八条 学生工作处负责收集、汇总、分类、整理、管理各系（部）交接上来的档案材料。

学生毕业离校前，学生工作处将组织各学院（部）进行毕业生档案整理、归档工作，并按要求组织集中寄送。未毕业学生的档案先由学生工作处保管，待补考通过后，由各学院（部）整理归档并交送学生工作处按规定寄送。

各系应把学生在校期间的有关材料补充归档，毕业生档案包括：

1.学生奖惩材料；

2.每学年综合测评材料；

3.高等学校毕业生登记表；

4.学生学习成绩单；

5.学生学籍异动材料；

6.毕业生体检表；

7.毕业生就业通知书；

8.国家助学贷款合同（已还清助学贷款的除外）；

9.其它可供参考有保存价值的材料。

第三章  学生档案的管理

第十条 学生档案室必须符合防火、安全、保密等要求，专人负责。日常管理要做好防尘、防潮、防鼠、防虫蛀、防干燥等工作，以确保档案的安全、完整。

第十一条 学生档案管理人员要按归档要求，对未归档的材料及时催收，对破损材料尽力粘贴修补，以保证所有档案材料完整、齐全。

第十二条 学生档案编排要科学有序，按学院（部）、年级、班级摆放，便于查找和管理。

第十三条 学生档案柜架及柜内档案要统一编号并编制检索索引，方便日常利用和科学管理。

第十四条 学生档案室的门、柜钥匙由专人管理，不得随意乱放或借给他人，人员变更时，要办理严格的交接手续。

第十五条 学生档案管理人员要忠于职守，坚持原则，遵守保密规定，不断提高档案管理专业知识和业务能力。

第四章 档案的借阅、转出与交寄

第十六条 借阅查档必须持学院（部）证明，经学生工作处领导批准方可进行。

第十七 条学生档案原则上不允许个人领取。因退学或结业需要领取学生档案，按有关规定寄回该生生源地。

第十八条 用人单位需要调档的，必须出示用人单位调档函件，档案管理人员审核并作好登记后，按有关规定交寄学生档案。

第十九 条对于按时毕业的学生，各学院（部）应根据学生报到证的报到地点，根据地域及是否暂缓就业，分别填写《江西生源毕业生档案明细表》、《非江西生源毕业档案明细表》及《暂缓就业毕业生档案明细表》。

第二十条 学生工作处联合招生与就业指导办公室共同负责学生档案的交寄工作。学生档案的交寄要做好交寄手续。根据不同情况采取不同的交寄办法：

1.非江西生源和暂缓就业学生，经整理、列册后，其学生档案统一送交江西省高等学校毕业生就业指导中心。由江西省高等学校毕业生就业指导中心按规定寄送出学生档案。

2.江西生源学生档案由学生工作处汇总、整理后，统一送交江西高校毕业生就业指导中心。由江西高校毕业生就业指导中心按规定寄送学生档案。

第五章  附则

第二十一条 本办法自发文之日起实施，由学生工作处负责解释。